Tectel SA è una società ticinese fondata nel 1999. Nasce come azienda nel campo delle tecnologie digitali; specializzandosi, nel tempo, sia nella gestione elettronica dei documenti, che nello sviluppo di soluzioni documentali innovative. Tra questi ambiti troviamo la GED.
Ma di cosa si tratta?
GED è l’acronimo di Gestione Elettronica Documentale, che permette di trasformare “la carta” in formato digitale: dallo scontrino di cassa alle fatture, dal disegno tecnico in grandi formati alle note spese, da questo momento ogni archivio cartaceo può essere digitalizzato in sicurezza, permettendo un risparmio in termini di tempo e denaro per la gestione e la ricerca dei documenti.
GED vuol dire digitalizzare, semplificare e risparmiare utilizzando la tecnologia a seconda delle proprie necessità.
GED significa abbandonare strumenti tradizionali, cosiddetti analogici, al fine di snellire flussi di lavoro e automatizzare attività e procedure, legate alla produzione, alla distribuzione di prodotti e servizi, al marketing alle vendite o al customer care.
GED porta con sé nuove modalità partecipative e spazi di lavoro aperti, non più limitati a un particolare contesto, alla scrivania o all’ufficio. Poter gestire riunioni grazie alla possibilità di avere documenti condivisibili a distanza.
GED porta anche alla centralizzazione dei documenti informatici sparsi nei vari archivi ottici aziendali racchiudendoli in un contenitore unico dove conservare, aggiornare e condividere i documenti
I vantaggi della Gestione Elettronica Documentale
- Accesso immediato: l’accesso ai documenti è molto più rapido, perché dal momento in cui il documento viene acquisito in versione digitale, questo diventa accessibile da qualsiasi computer o dispositivo elettronico connesso alla rete aziendale da parte dei dipendenti autorizzati all’accesso.
- Ricerca mirata: i documenti sono organizzati mediante informazioni di classificazione, per rendere agevole la successiva ricerca. È altresì possibile ricercare per testo libero, anche su documenti provenienti da scansione.
- Inalterabilità dei documenti: mai più documenti sbiaditi, rovinati o consumati dal tempo.
- Vantaggi economici: digitalizzando le informazioni aziendali, è statisticamente provato che il risparmio ottenuto si quantifica tra il 5 e il 20% del fatturato.
- Ma andiamo oltre: la continua evoluzione della GED ha permesso a Tectel di sviluppare, anticipando il mercato, un’altra soluzione nell’ambito documentale, chiamata AOS.
AOS è l’Archiviazione Ottica Sostitutiva, il passo più importante nel mondo della digitalizzazione permettendo, infatti, di dare valore legale al documento elettronico.
È quindi possibile con il nostro servizio, eliminare completamente ogni archivio cartaceo presente in azienda.
Un ulteriore passo nel percorso della gestione documentale è stata la certificazione, ottenuta da PricewaterhouseCoopers Zurigo, per adempiere in maniera completa alle disposizioni legali valide su territorio svizzero.
È infatti interessante sapere che i documenti digitali NON hanno valore legale quando:
- Sono stati generati e/o gestiti senza una procedura che ne garantisca tracciabilità;
- Sono stati acquisiti senza una procedura che ne garantisca la completezza;
- Sono conservati in un sistema che non ne garantisca l’integrità;
- La firma elettronica e la marcatura temporale sono utilizzate solo per i singoli file, poiché la garanzia di integrità del singolo file non è sufficiente: bisogna garantire l’integrità dell’insieme, nulla deve essere stato tolto, aggiunto o sostituito all’insieme dell’archivio.
Se da una parte la GED continua ad essere conosciuta ed utilizzata da sempre più aziende in Ticino e in Svizzera, dall’altra l’AOS risulta essere un argomento relativamente nuovo.
Queste attività che Tectel propone sono cross Business, infatti i nostri clienti variano dalle PMI alle multinazionali, come pure dalla clientela istituzionale, agli studi medici e legali, oltre a società attive nel settore della formazione, media, energia, industria.
Le tecnologie digitali permettono di aprire nuovi scenari nello scambio, nel processo e nella conservazione delle informazioni
Esempi di processi di digitalizzazione aziendale:
- integrazione di flussi aziendali, così da ottenere un controllo più accurato dei singoli processi e dell’insieme delle attività;
- automatizzazione delle fasi di lavorazione;
- collegamento in tempo reale dei soggetti coinvolti nella filiera aziendale, per esempio fornitori e distributori;
- gestione snella delle risorse umane, con condivisione di progetti a distanza e smart working.
Le possibilità sono molte.
In generale, ciò che accomuna tutte queste soluzioni sono i concetti di condivisione, connessione e integrazione. In sostanza si tratta di far lavorare in modo più intelligente, snello e flessibile per accedere e condividere più informazioni ed eliminare ridondanze e ottimizzare le risorse.
